Miroslav Kunt, Tomáš Lechner: Spisová služba

Leges, Praha 2022, 3. aktualizované vydání, 412 stran, 670 Kč.

 

Titul knihy může v nezasvěceném čtenáři vyvolat představu, že jen máloco může být tak „byrokraticky suché“ a nezáživné, jako je spisová služba. Kniha nás však od prvních stránek přesvědčuje o pravém opaku. Předmětem spisové služby jsou totiž dokumenty, které obsahují informace, a to ve všech etapách jejich existence, tedy od vzniku, přes oběh, po uložení a další nakládání s nimi. Ty přitom jsou již několik staletí všudypřítomné a v současnosti jsou stále častěji, resp. již dominantně, v elektronické podobě, přičemž s jejich zpracováváním souvisí četná specifika technologického rázu. Vytvořit takový systém, který umožňuje se v nich snadno orientovat, je důležitým předpokladem k úspěšnému výkonu jak veřejné moci, především veřejné správy, tak podnikání.

V úvodních pasážích autoři upozorňují na to, že spisová služba je regulována obsáhlým komplexem právních předpisů. Kromě zákona o archivnictví a spisové službě, který představuje jádro úpravy, sem náleží dále také např. všechny procesní předpisy/řády, zákon o elektronických úkonech, zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce nebo zákon o svobodném přístupu k informacím, a v úvahu je nutné brát rovněž předpisy práva Evropské unie (např. nařízení eIDAS a GDPR a příslušné české adaptační a implementační zákony) a množství předpisů podzákonných, resp. prováděcích.

Hlavní pozornost je přirozeně věnována zákonu o archivnictví a spisové službě. Jeho obsah je sledován nejprve z pohledu geneze stávající úpravy, se zvláštním zřetelem na postupné zavádění elektronického vedení spisové služby a s tím souvisejícím standardem, stanovícím podmínky pro elektronické systémy spisové služby.

Následně jsou popsány některé právní instituty se spisovou službou související, především podání, doručování a autentizace elektronických dokumentů, a dále jsou vymezeny hlavní pojmy používané v souvislosti s vedením spisové služby, jako je např. informace, dokument a písemnost, a to jak s ohledem na jejich definice legální, tak teoretické.

V kapitole věnované výkonu spisové služby autoři zevrubně osvětlují, jak je regulován a realizován příjem dokumentů, jejich evidence, oběh, podepisování, ukládání, odesílání a výběr těch, které se mají stát archiváliemi, přičemž se opět zvláště věnují elektronickým formám nakládání s dokumenty. Čtenáři se mohou zejména dozvědět, jak jsou dokumenty v analogové i digitální podobě při jejich přijetí označeny a evidovány, jaké je poslání spisové značky a jak se tvoří a funguje skartační režim.

Vzhledem k tomu, že jádrem a smyslem výkonu spisové služby je vyřizování dokumentů, provádí nás kniha podrobně jeho jednotlivými fázemi, počínaje podáním, přes přidělení spisů uvnitř původce po vlastní zpracování, a také zde je vždy poukazováno na specifika elektronických dokumentů. Pozornost si zasluhují pasáže týkající se výběru archiválií, kdy je „oddělováno zrno od plev“, tedy určité dokumenty jsou navždy zachovávány a jiné nenávratně mizí.

Z pohledu adresátů povinností stanovených úpravou spisové služby lze za zvláště přínosnou označit kapitolu, v níž jsou přibližovány přístupy k řešení a implementaci spisové služby. Na ni pak navazuje závěrečný přehled soustavy archivů, se zřetelem na archivy digitální, a podmínek užívání archiválií v nich uložených.

Kniha je doprovázena pěti přílohami, které obsahují praktické návody, jak upravit vzor spisového řádu a skartačního řádu, se zřetelem na obce s rozšířenou působností, a průvodní dopis skartačního návrhu a projektové dokumentace staveb.

Při prezentování této knihy nelze přehlédnout, že vychází již ve třetím vydání, což svědčí o tom, že poutá zájem širokého okruhu čtenářské obce. Ten je daný tím, že kniha je postavena na fundovaných teoretických východiscích, a zejména tím, že dává konkrétní a srozumitelné návody, jak ve věcech spisové služby a archivnictví postupovat, což je umocněno řadou tabulek s návodnými příklady.

 

doc. JUDr. PAVEL MATES, CSc., působí na Vysoké škole finanční a správní Praha a Fakultě sociálně ekonomické UJEP v Ústí nad Labem

Go to TOP