Zákoník práce č. 262/2006 Sb.(dále zák. práce) obsahuje pravidla pro tvorbu písemností zaměstnavatele. Vedle „klasických“, které charakterizujeme jako dvoustranné, např. pracovní smlouva, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, manažerská smlouva apod. existuje  možnost zaměstnavatele vydat vlastní předpisy, kterými zvýhodňuje zaměstnance. Zejména se jedná o vnitřní předpis, který nabývá na významu po novele zák. práce č. 281/2023 Sb., od 1. října 2023,kdy  současná legislativní a sociální situace by měla být pro zaměstnavatele důvodem pro jeho úpravu a aktualizaci.

 

Vnitřní předpis

Zák. práce v § 305 opravňuje zaměstnavatele k tomu, aby upravoval práva zaměstnanců vlastním vnitřním předpisem, který zvyšuje a rozšiřuje práva zaměstnanců nad tento zákon. Vnitřní předpis může zaměstnavatel vztáhnout nejen na zaměstnance pracující podle pracovní smlouvy, ale i na zaměstnance v dohodě o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce. Tím se uplatňuje  zásada „co není zakázáno, je dovoleno“.

Za vnitřní předpis se považuje pouze předpis, kterým zaměstnavatel stanoví práva zaměstnanců výhodněji než zák. práce Zejména se jedná o mzdová a platová práva zaměstnanců. Vnitřní předpis, který práva (nároky) zaměstnanců neuvádí, a ani stanovit nemůže, není vnitřním předpisem pro pracovněprávní účely. Zejména mezi ně nepatří písemná opatření zaměstnavatele, vnitrofiremní úkony, řídící akty a metodické postupy, organizační řády a další předpisy, které nestanoví práva, z nichž je oprávněn zaměstnanec.

Základním znakem vnitřního předpisu je, že zaměstnanci mohou práva v něm uvedená uplatňovat v krajním případě (nevyhoví-li zaměstnavatel) u soudu, jako ostatní nároky vyplývající ze zák. práce. To u ostatních vnitřních předpisů zaměstnavatele, které nejsou vydávány podle § 305 zák. práce, nepřichází v úvahu.

Vnitřní předpis musí být písemný, v souladu s právními předpisy, nesmí být vydaný se zpětnou účinností, práva v něm musí být stanovena před začátkem výkonu práce. Musí být vydán nejméně na dobu jednoho roku, ale práva týkající se odměňování mohou být i na dobu kratší. Zaměstnavatel je povinen seznámit zaměstnance s vydáním vnitřního předpisu , jeho změnou nebo zrušením nejpozději  do 15 dnů.

Vnitřní předpis patří mezi legislativní opatření, které zaměstnavatel nemusí vydávat.

 

Platnost a účinnost

Je nutno rozeznávat platnost a účinnost vnitřního předpisu. Platný je od jeho vydání (podpisu statutárním orgánem) a účinný je ode dne, na něhož je účinnost stanovena. Např. platnost vnitřního předpisu  bude od jeho vydání 1.11. 2023, ale práva z něho vyplývající mohou zaměstnanci uplatňovat až od jeho stanovené účinnosti, např. od 1. 1.2024.

Zák.práce v § 305 výslovně zakazuje zaměstnavatelům, aby vnitřní předpis ukládal zaměstnanci povinnosti nebo zkracoval jeho práva stanovená tímto zákonem. Pokud by se zaměstnavatel odchýlil od tohoto zákazu, nepřihlíží se k tomu. Jednalo by se o právní jednání zdánlivé, nicotné, jako by se „nic nestalo“. Kdyby např. zaměstnavatel chybně uvedl ve vnitřním předpise povinnost zaměstnance, aby nastupoval do zaměstnání v určenou dobu a zaměstnanec by to nedodržel, nemůže zaměstnavatel z takového jednání vyvozovat právní důsledky. Je to jednání, k němuž se nepřihlíží.

 

Vnitřní předpis k dohodám

Novela zák. práce č.281/2023 Sb. v § 77 odst. 3 umožňuje, aby si zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli  poskytování náhrady mzdy při důležitých osobních překážkách v práci nebo při překážkách z důvodu obecného zájmu. Tento nárok může zaměstnavatel jednostranně upravit ve vnitřním předpise. Toto právo automaticky z novely zák. práce nevyplývá.

Jedná se např. o náhradu mzdy při ošetření u lékaře, doprovodu rodinného příslušníka k lékaři na vyšetření, k svatbě, přestěhování a další důležité osobní překážky v práci uvedené v nařízení vlády č. 590/2006 Sb.

Ve vnitřním předpise může zaměstnavatel dále uvést, že poskytne „dohodáři“ náhradu mzdy při překážkách v práci z důvodu obecného zájmu. Jedná se např. o výkon veřejné funkce, jiné úkony v obecném zájmu (např. funkce v odborovém orgánu, rady zaměstnanců apod.)

 

Informační povinnost a vnitřní předpis

Neobsahuje-li pracovní smlouva informace uvedené v zák. práce, je zaměstnavatel povinen je sdělit zaměstnanci. Jedná se např. o informace o:

– výměře dovolené a o způsobu určování její délky

– době trvání a podmínkách zkušební doby, je-li sjednána

– postupu při rozvazování pracovního poměru zaměstnavatelem

– odborném rozvoji, který zabezpečuje zaměstnavatel

– stanovené týdenní pracovní době a o způsobu jejího rozvržení

– mzdě nebo platu, místu a způsobu vyplácení apod.

 

Jedná se o nové povinnosti, které jsou do novely zák. práce zapracovány na základě směrnice EU. Tuto povinnost musí zaměstnavatel splnit do 7 dnů ode dne započetí výkonu práce. Některé informace mohou být nahrazeny odkazem na příslušný první předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis. Z uvedených důvodů bude pro zaměstnavatele výhodnější, vydá-li vnitřní předpis a při sjednání pracovní smlouvy na jeho obsah odkáže.

Stejné možnosti platí pro zaměstnavatele i v případě, že se zaměstnancem sjednal dohodu o pracovní činnosti nebo dohodu o provedení práce. Zák. práce v novém § 77a mu umožňuje obdobný postup jako je tomu u pracovní smlouvy. Informační povinnost o některých skutečnostech uvedených v tomto ustanovení může nahradit odkazem na vnitřní předpis. To platí i pro zaměstnance, kteří pracují na základě dohod a jsou vysíláni na území jiného státu.

 

Delší rozsah volna

U tzv. nepodnikatelských subjektů má vnitřní předpis velký význam při stanovení práv a nároků v platové oblasti. Nemůže sice „zvyšovat“ příplatky k platu, které jsou stanoveny zák. práce bez možnosti navýšení, ale zaměstnavatel (např. obec, město, kraj apod.) může v něm upravovat další nároky zaměstnanců. Jde např. o delší rozsah pracovního volna, poskytování náhrady mzdy při překážkách v práci v případech, kdy to zák. práce nestanoví jako povinnost zaměstnavateli, náhradu za používání vlastního nářadí zaměstnance, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce, organizování a financování stravování, zrušení povinností zaměstnance k úhradě nákladů při zvýšení kvalifikace, zvýšení odstupného při skončení pracovního poměru, poskytování odchodného v případech, které zaměstnavatel určí, zvýšení práv zaměstnance při prohlubování kvalifikace, zásady pro poskytování osobních příplatků a odměn, úhrada vstupních lékařských prohlídek, zapůjčení služebního mobilu apod.

Zaměstnavatel může ve vnitřním předpisu „nabídnout“ a stanovit zaměstnancům např. pracovní volno v podobě tzv. sick days nebo bridge days, náhrady vzniklé zaměstnanci při práci na dálku (home office), navýšit různé příplatky nad zákonný limit a další práva.

Zaměstnavatelé tzv. podnikatelského typu mohou ve vnitřním předpisu např. stanovit pravidla pro zkrácení pracovní doby podle § 79 odstavec 3 zák. práce, aniž by se zaměstnancům snižovala mzda. Dále mohou zvýšit i nárok na dovolenou nad zákonnou výměru 4 kalendářních týdnů.

 

Práva a nároky zůstávají

Zrušení vnitřního předpisu zaměstnavatelem nemá vliv na trvání a uspokojení práv zaměstnance. Zejména se jedná o mzdová práva, která zrušením předpisu nezanikají. Zaměstnanec je může uplatňovat v promlčecí lhůtě. Právo upravené v pracovněprávních vztazích se promlčí, jestliže nebylo vykonáno v době stanovené v občanském zákoníku č.89/2012 Sb. Promlčecí doba je tříletá a běží ode dne, kdy právo mohlo být vykonáno poprvé. K promlčení soud přihlédne jen uplatní-li tuto námitku dlužník. Pak nelze právo věřiteli přiznat. Po dobu soudního uplatnění promlčecí doba neběží.

Na rozdíl od promlčení, které musí účastník uplatnit, aby byl úspěšný ve sporu, k zániku práva uplynutím stanovené doby (prekluzi), soud přihlíží z úřední povinnosti. Uplynula-li lhůta k uplatnění práva, soud toto právo v důsledku prekluze nepřizná. V pracovněprávních vztazích jde jen o několik práv, která podléhají prekluzi, k jejich uplatnění musí tedy dojít ve stanovené lhůtě. Jedná se např. o :

• návrh na určení, že se jedná o pracovní poměr na dobu neurčitou (§ 39 odst. 5 ZP- do 2 měsíců ode dne, kdy měl pracovní poměr skončit uplynutím sjednané doby)
• podání výpovědi z pracovního poměru zaměstnavatelem nebo zrušení pracovního poměru z důvodů porušení pracovních povinností (§ 58 ZP- do 2 měsíců ode dne, kdy se o tomto porušení dověděl)
• okamžité zrušení pracovního poměru zaměstnancem (§ 59 ZP- do 2 měsíců ode dne, kdy se o důvodech k okamžitému zrušení dozvěděl)
• neplatnost rozvázání pracovního poměru výpovědí, okamžitým zrušením, zrušením ve zkušební době nebo dohodou (§ 72 zák. práce – do 2 měsíců ode dne, kdy měl pracovní poměr skončit tímto rozvázáním)
• odpovědnost zaměstnavatele za škodu na vnesených nebo odložených věcech v zaměstnání (§ 267 odst. 2 zák. práce – zaměstnanec musí ohlásit tuto škodu zaměstnavateli do 15 dnů ode dne, kdy se o škodě dozvěděl)
• nesouhlas zaměstnance s obsahem pracovního posudku (§ 315 zák. práce – zaměstnanec musí uplatnit právo na opravu posudku u soudu do 3 měsíců ode dne, kdy se o jeho obsahu dozvěděl)

Zrušením vnitřního předpisu ovšem nezanikají jen mzdová nebo platová práva zaměstnanců, ale i další pracovněprávní nároky, které byly v předpisu uvedeny. Např. nárok na delší dovolenou u tzv. podnikatelských subjektů. Zaměstnavatel uvedl ve vnitřním předpise vydaném na začátku roku, že zaměstnanci mají nárok na šestitýdenní dovolenou, ale před letní sezonou předpis zrušil. Zaměstnanci tak neměli možnost si delší dovolenou vyčerpat. Jejich právo na delší dovolenou se tak „přeměnilo“ v peněžitý nárok, který může zaměstnanec uplatňovat v obvyklé promlčecí době.

 

Výběr je na zaměstnanci

Může se stát, že mzdové právo zaměstnance (např. osobní příplatek nebo odměny) upravuje současně smlouva (např. kolektivní) nebo vnitřní předpis. Tento postup by neměl být u zaměstnavatele pravidlem, ale přesto řešení podle § 307 odstavec 2 zák. práce existuje. Výběr práva (nároku) je na straně zaměstnance.

Protože z předpisu vyplývají individuální pracovněprávní nároky pro jednotlivé zaměstnance, může jeho obsah kontrolovat inspektorát práce.

 

Daňové náklady

Za daňově uznatelné náklady se podle bodu 5, § 24 odstavec 2 písm. j, zákona č. 586/1992 Sb. o daních z. příjmu, považují práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy, pokud zákon o daních z příjmu nebo zvláštní zákon (např. zák. práce), nestanoví jinak. Jedná se např. o vyšší odstupné nad zákonný limit, delší rozsah dovolené, odchodné při odvolání z vedoucího místa, různé druhy mzdových příplatků a zvýhodnění, úhrada vstupních lékařských prohlídek, náklady zaměstnavatele na rekvalifikaci nebo zvýšení či prohloubení kvalifikace apod.

Jedná se o tzv. výhody (benefity), které jsou upraveny v pracovněprávních nebo jiných předpisech. Netýká se to benefitů, které jsou mimo právní sféru a jsou např. předmětem tzv. úsporného (konsolidačního ) balíčku vlády.

Znamená to, že jestliže zaměstnavatel zvýší některý mzdový příplatek, např. za práci přesčas, nad limit stanovený zák. práce, jedná se o daňově uznatelný náklad. A to i v případě, bude-li zvýšený příplatek sjednán v pracovní nebo jiné smlouvě (např. manažerské).

Poskytování pracovněprávních nároků nad zákoníkem stanovený limit není jen oprávněním tzv. podnikatelských subjektů. Vyšší nároky, např. platové, jsou však u bývalých nepodnikatelských subjektů limitovány rozpočtovými prostředky. Jedná se např. o zaměstnavatele, jejichž platové prostředky jsou kryty z veřejných rozpočtů, jako např. organizační složky státu, územní samosprávné celky apod.

 

JUDr. Ladislav Jouza, advokát, odborník na pracovní právo
Foto: canva.com