Již déle než měsíc, od 17. prosince 2021, je účinná směrnice Evropské unie o whistleblowingu. Jejím úkolem je vytvořit bezpečné prostředí pro oznamovatele protiprávního jednání – takzvané whistleblowery. Česko však má problém – transpoziční zákon o ochraně oznamovatelů se totiž zasekl v Parlamentu ČR kvůli volbám. Vládní návrh zákona o ochraně oznamovatelů přitom ve sněmovně ležel již od loňského února, před volbami ale stihl projít pouze prvním čtením. Ten by měl ochranu proti postihům či odvetě za oznámení vztáhnout v celém rozsahu nejen na veřejný, ale i na soukromý sektor. Na pravidla pro ochranu oznamovatelů jsou však již některé soukromé společnosti, včetně advokátních kanceláří, připraveny a jsou v tomto ohledu napřed.

Dokud čeští zákonodárci nepřenesou směrnici do vnitrostátního práva, tak se povinnosti týkající se ochrany whistleblowerů na soukromý sektor z velké části nevztahují. To však neznamená, že se soukromým společnostem vyhnou, pouze dochází k jejich odložení. Zatím jen není jasné, na jak dlouho. Přesto by právnické osoby neměly vyčkávat do poslední chvíle. Otálení by totiž mohlo přinést komplikace, jako tomu bylo například v případě zavádění GDPR. „Firmy díky volbám dostaly čas navíc, který mohou využít pro řádnou přípravu na splnění nových povinností. Zejména by měly implementovat vhodné procesy, které ze směrnice vycházejí. Za jejich nedodržení bude hrozit pokuta až milion korun nebo 5 % z ročního obratu,“ upozorňuje Jan Sláma, CEO a spoluzakladatel první české whistleblowingové platformy NNTB.cz (Nenech to být), jejíž online schránku důvěry, která je v zahraničí známá jako FaceUp, využívá po celém světě již přes 2 000 organizací. Jsou mezi nimi také advokátní kanceláře, které pomocí ní nabízejí řešení podmínek nové směrnice pro své klienty.

Směrnice o whistleblowingu přináší celou řadu závazků

Klíčovou součástí směrnice a z ní vycházejícího návrhu zákona je povinnost zaměstnavatele zavést vhodný komunikační kanál, skrze který mohou zaměstnanci či například dodavatelé podávat oznámení o podezření na protiprávní jednání. V praxi se totiž whistlebloweři po oznámení často setkávají s pomstou ve formě finančního znevýhodňování, šikany ze strany ostatních zaměstnanců nebo rovnou vyhazovem. Obava z negativních následků přitom často lidi odrazuje od toho, aby na podezřelé chování upozornili. Právě to má za cíl nová směrnice o whistleblowingu změnit.

Ačkoliv jde  o poměrně přímočarý problém, některé právnické osoby s jeho řešením bojují. „Směrnice nechává zavedení komunikačního kanálu na jednotlivých zaměstnavatelích, ale najít opravdu vhodné řešení není jednoduché. Firmy dosud pro podobné účely používaly telefon, e-mail, fyzickou schránku nebo se spoléhaly na osobní oznámení. Každé z těchto řešení však doprovází určité kompromisy – většinou je to vysoké riziko úniku informace k nesprávné osobě, nekomfortnost pro oznamovatele nebo omezená dostupnost zejména v době práce na dálku,“ vysvětluje úskalí David Špunar, COO a další spoluzakladatel platformy NNTB. Navíc tyto varianty často nesplňují požadavky vycházející ze směrnice, např. nutnost oznamovatele informovat ve stanovené lhůtě o přijetí a rozřešení případu. „Právnickým osobám se proto vyplatí vsadit na bezpečné digitální řešení v podobě whistleblowingové platformy. Ta nabízí zabezpečený komunikační kanál, striktně omezené přístupy, jsou často dostupné odkudkoliv, pomůžou splnit veškeré povinnosti a zvládají také rychle reagovat na případné legislativní změny,“ dodává David Špunar.

Advokátní kanceláře jsou připraveny pomoci svým klientům se splněním podmínek  zákona o ochraně oznamovatelů

„I díky kauzám známým v Americe, v západní Evropě, ale i jinde se whistleblowing stal během posledního desetiletí nedílnou součástí Governance, Risk a Compliance (GRC). Dnes již mnoho společností uznává přidanou hodnotu, kterou efektivní whistleblowing program může poskytnout, pokud je spojen se „speak up“ kulturou, ve které se zaměstnanci cítí oprávněni upozorňovat na problémy. Představenstva a vrcholoví manažeři poznali, že je mnohem lepší, když zaměstnanec upozorní na problémy a nedostatky v organizaci interně, kde je mohou rychle a efektivně vyřešit, než je nechat eskalovat na sociálních sítích či v médiích nebo dokonce v řízeních správních orgánů,“ vysvětluje Mgr. Robert Nešpůrek, LL.M., zakládající partner advokátní kanceláře HAVEL & PARTNERS, která se whistleblowingu se službou FairWhistle dlouhodobě věnuje.

Další nespornou výhodou využití moderních technologických platforem pro vnitřní oznamovací systém je podle JUDr. Pavla Koukala, Head of Compliance z Rödl & Partner kromě jiného i možnost efektivní, přehledné a transparentní správy a archivace dokumentů spojených s podaným oznámením. Povinné organizace totiž musí vést a archivovat po stanovenou dobu jak vlastní oznámení, tak i všechna další, doplňující podání a vzájemnou komunikaci mezi oznamovatelem a povinnou organizací, respektive odpovědnou (příslušnou) osobou. „Je nepochybné, že právě moderní technologická platforma umožňuje transparentní a dlouhodobé ukládání všech dokumentů a komunikace v rámci posuzování důvodnosti oznámení, ale současně je způsobilá ve vztahu k této dokumentaci a komunikaci zajistit na potřebné úrovni jejich důvěrnost, ochranu totožnosti oznamovatele a dotčených osob, jakož i ochranu všech osobních údajů,“ dodává JUDr. Koukal.

Podle návrhu zákona budou mít oznamovatelé v zásadě dvě možnosti pro učinění oznámení. Budou se moci obrátit na organizaci prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému nebo i na tzv. vnější oznamovací systém zřízený Ministerstvem spravedlnosti. „Ve druhém případě pak organizace nebude vědět, že oznámení bylo učiněno a bude tak na něj moci reagovat zřejmě až ve správním řízení, které bude moci být následně zahájeno. Je proto důležité, aby organizace zavedla vnitřní organizační systém v dostupné a vstřícné formě, aby zaměstnance a externí osoby motivovala využívat právě jej jako bezpečný, srozumitelný a důvěryhodný komunikační kanál,“ upřesňuje Mgr. Jakub Málek, Managing Partner advokátní kanceláře Peyton Legal.

A připraveny na změny jsou i další advokátní kanceláře, které se whistleblowingu věnují. Zatím však není jisté, kdy se povinnost rozšíří i na soukromé společnosti, protože dosud není znám ani časový plán, kdy se zákon o ochraně oznamovatelů dostane k opětovnému projednávání do Sněmovny. Každopádně i tady platí – kdo je připraven, není zaskočen!

NNTB.cz je první český startup zabývající se problematikou whistleblowingu skrze vlastní platformu. Vznikl v roce 2017 jako studentský projekt s cílem řešit šikanu ve školách. Ve světě funguje pod názvem FaceUp.com již ve 25 jazykových mutacích. Od roku 2020 se NNTB.cz zaměřuje také na firemní klientelu a pomoc se splněním podmínek v rámci zákona o ochraně oznamovatelů. Jejich whistleblowingovou technologii využívá přes 2 000 organizací na čtyřech světových kontinentech. Hlavním produktem firmy je digitální schránka důvěry, která vytváří bezpečnější a otevřenější pracovní prostředí skrze anonymní upozornění a následné řešení událostí, podezření či nekalostí, ale i návrhů ke zlepšení. Doposud platforma poskytla důvěrný prostor pro více než 10 000 podnětů ve firmách a školách po celém světě. Zakladatelé Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm za své projekty sociálního podnikání získali řadu světových ocenění.

Redakce AD; NNTB
Foto: nntb.cz; canva.com