Konec kalendářního roku je spojen se zvýšenou pracovněprávní agendou zaměstnavatelů, více aktuálních úkolů v této oblasti čeká i mzdové účetní. Připomeňme si nejdůležitější povinnosti zaměstnavatele, které jsou uvedeny v pracovněprávních předpisech.

 

Nástup na dovolenou

Nezastupitelnou roli má personalista při určování nástupu dovolené za daný kalendářní rok. Připravuje příslušné podklady pro zástupce zaměstnavatele, který o nástupu dovolené rozhoduje nebo  – zejména u zaměstnavatelů s menším počtem zaměstnanců – tuto agendu vykonává sám.

Personalista nebo jiný odpovědný vedoucí zaměstnanec dbá na to, aby zaměstnavatel určil dobu čerpání dovolené tak, aby si zaměstnanec celou dovolenou za příslušný kalendářní rok vyčerpal do konce kalendářního roku, ve kterém mu právo na tuto dovolenou vzniklo. V případě, že určení doby čerpání dovolené do konce kalendářního roku, ve kterém zaměstnanci právo na dovolenou vzniklo, brání překážky v práci na straně zaměstnance nebo vážné provozní důvody na straně zaměstnavatele, je zaměstnavatel povinen zaměstnanci určit tuto dovolenou do konce následujícího kalendářního roku.

Převedení dovolené do roku 2023

Novela zákoníku práce (dále zák. práce) č. 285/2020 Sb., od 1. ledna 2021 přinesla výhodu pro zaměstnance a připouští možnost převedení nevyčerpané části dovolené do následujícího kalendářního roku (§ 218 odst. 2 zák. práce.) Je to však možné jen u dovolené, která přesahuje minimální výměru 4 týdnů a u pedagogických pracovníků a akademických pracovníků vysokých škol 6 týdnů v kalendářním roce, do následujícího kalendářního roku. Podmínkou je písemná žádost zaměstnance o převedení a uvedení jeho oprávněných zájmů.

Výhodu mohou uplatnit zaměstnanci zaměstnavatelů, kteří jsou uvedeni v § 109 odst. 3 zák. práce, neboť mají nárok na rozsah dovolené přesahující 4 kalendářní týdny (5 týdnů).

Příklad: Jde zejména o zaměstnance územních samosprávných celků, státního fondu, některých příspěvkových organizací a dalších uvedených v tomto ustanovení. Zaměstnanci, kteří jsou odměňováni mzdou a pracují v tzv. podnikatelských subjektech, např. v obchodních korporacích, mohou požádat o převod dovolené, pokud mají její výměru u zaměstnavatele delší než 4 kalendářní týdny.

Pedagogičtí pracovníci a akademičtí pracovníci vysokých škol mohou požádat o převedení dovolené v rozsahu dvou kalendářních týdnů, neboť její výměra u nich činí 8 týdnů v kalendářním roce.

Příklad: V písemné žádosti o převedení části dovolené do příštího roku zaměstnanec například uvede, že v příslušném roce u něj existují rodinné nebo jiné vážné důvody, pro které nemůže čerpat dovolenou v příslušném kalendářním roce.

 

Vydání potvrzení o zaměstnání

Konec kalendářního roku bývá často spojen se skončením pracovního poměru. Zaměstnavatel v těchto případech musí zaměstnanci vydat potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list), případně oddělené potvrzení. Údaje v něm obsažené zpravidla zpracovává mzdová účetní nebo personalista.

V potvrzení podle § 313 zák. práce musí uvést:

• údaje o zaměstnání, zda se jednalo o pracovní poměr nebo dohodu o pracovní činnosti nebo o dohodu o provedení práce a o době jejich trvání,
• druh konaných prací,
• dosaženou kvalifikaci,
• odpracovanou dobu a další skutečnosti rozhodné pro dosažení nejvýše přípustné expoziční doby,
• zda ze zaměstnancovy mzdy jsou prováděny srážky, v čí prospěch, jak vysoká je pohledávka, pro kterou mají být srážky dále prováděny, jaká je výše dosud provedených srážek a jaké je pořadí pohledávky,
• údaje o započitatelné době zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii před 1. lednem 1993 pro účely důchodového pojištění.

 

Rozhoduje hrubá mzda

Konec roku je pro mzdovou účtárnu a personální oddělení znamením, že musí v případě potřeby zjišťovat průměrný výdělek zaměstnance za předchozí kalendářní čtvrtletí, tedy za období 1. 10. až 31. 12. 2022. Jedná se zejména o nároky zaměstnanců, které jsou spojené s poskytováním náhrady mzdy ve výši průměrného výdělku, jako je např. odstupné, různé překážky v práci, dovolená apod.

Pro výpočet průměrného výdělku je rozhodující hrubá mzda, která byla zaměstnanci zúčtována v předchozím kalendářním čtvrtletí. Při rozhodování, které částky patří do základu pro výpočet průměrného výdělku, je nutné si uvědomit, co se rozumí mzdou. Do základu pro výpočet se započítávají jen částky, které jsou poskytovány za vykonanou práci. Za odpracovanou dobu, kterou se dělí příslušná hrubá mzda, se považuje doba skutečného výkonu práce, za níž přísluší mzda (plat).  Jde např. o práci přesčas, doba účasti na školení či studiu k prohloubení kvalifikace apod.

Do odpracované doby se nezapočítávají zejména překážky v práci, ať již jde o pracovní volno s náhradou mzdy nebo neplacené, dovolená, neomluvená nepřítomnost v práci, náhradní volno za práci přesčas nebo ve svátek, přestávky v práci na jídlo a oddech, studijní volno apod.

Do hrubého výdělku se zahrnuje mzda, zúčtovaná k výplatě v rozhodném období, bez ohledu na to, zda byla vyplacena až po jeho skončení. Do hrubé mzdy se však nezahrnuje plnění, která nemají povahu mzdy nebo platu, protože nejsou poskytovaná za práci. Většinou jde o plnění v souvislosti se zaměstnáním, jako např. náhrady mzdy, odstupné, cestovní náhrady, náhrady za opotřebení vlastního nářadí…

 

Oddělené potvrzení

Požádá-li zaměstnanec, je zaměstnavatel povinen podle § 313 odstavec 2 zák. práce uvést v odděleném potvrzení údaje o výši jeho průměrného výdělku a o tom, zda pracovní poměr, dohoda o provedení práce nebo dohoda o pracovní činnosti byly zaměstnavatelem rozvázány z důvodu porušení povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci zvlášť hrubým způsobem (§ 39 odst.2 písm. a) zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti). Povinností zaměstnavatele je dále uvést skutečnost, zda ke skončení pracovněprávního vztahu nedošlo z důvodu porušení jiné povinnosti zaměstnance podle § 301 a zák. práce zvlášť hrubým způsobem (porušení dočasného režimu práce neschopného zaměstnance).

 

Minimální mzda

Minimální mzda má významnou roli při určování pracovněprávních nároků zaměstnanců. Do 31. prosince 2022 je minimální měsíční mzda 16 200 Kč. Od 1. ledna 2023 se počítá s jejím zvýšením.

Zaměstnavatel musí sledovat, i když bude mít k dispozici počítačové „návody“, výdělek zaměstnance. Pokud by si vydělal méně po odečtení mzdy nebo platu za práci přesčas, příplatku za práci ve svátek, za noční práci, za práci ve zdraví ztíženém prostředí a za práci v sobotu a v neděli, zaměstnavatel mu rozdíl doplatí. Minimální mzda je stanovena pro týdenní pracovní dobu 40 hodin. Při jiné délce se výše mzdy upraví.

Na stejné mzdové úrovni je minimální mzda zaměstnanců, kteří jsou zdravotně postižení (např. poživatelé invalidních důchodů). Pro tyto osoby platí rovněž měsíční i hodinová minimální mzda. Ke mzdě přísluší zaměstnanci doplatek ve výši rozdílu mezi mzdou dosaženou v kalendářním měsíci a příslušnou minimální měsíční mzdou, nebo ve výši rozdílu mezi mzdou připadající na jednu odpracovanou hodinu a příslušnou minimální hodinovou mzdou. Možnost volby doplatku do hodinové nebo měsíční minimální mzdy podmiňuje zákoník práce sjednáním, stanovením nebo určením formy doplatku před započetím práce.  V opačném případě je zaměstnavatel povinen použít doplatku do minimální hodinové mzdy.

 

Zaručená mzda

Současně s minimální mzdou se od 1. ledna 2023 upraví i částky zaručené mzdy. Jde o zaměstnavatele, kteří působí v oblasti veřejné služby a správy nebo o ty, kteří nemají kolektivní smlouvu nebo nejsou mzdové podmínky v kolektivní smlouvě sjednány.

Nedosáhne-li mzda nebo plat bez mzdy nebo platu za práci přesčas, příplatku za práci ve svátek, za noční práci, za práci ve ztíženém pracovním prostředí a za práci v sobotu a v neděli příslušné úrovně zaručené mzdy, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci doplatek ke mzdě ve výši rozdílu mezi mzdou dosaženou v kalendářním měsíci a příslušnou nejnižší úrovní zaručené měsíční mzdy, případně hodinové mzdy.

Zákoník práce neobsahuje ustanovení, která by „přikazovala“ zaměstnavatelům hodnotit pracovní činnost a výkonnost zaměstnanců. Dochází však k tomu při jiných personálních příležitostech. Např. při skončení pracovního poměru má zaměstnavatel podle § 314 odstavec 1 zák. práce povinnost vydat zaměstnanci na jeho požádání posudek o pracovní činnosti.

Znáte svůj posudek?

Konec kalendářního roku často znamená i skončení pracovního poměru. S tím je mnohdy spojena povinnost zaměstnavatele vydat pracovní posudek. To ovšem jen v případě, že o to zaměstnanec požádá.

Z ustanovení § 314 zák. práce vyplývá, že pracovním posudkem jsou veškeré písemnosti týkající se hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají vztah k výkonu práce. Kromě toho se zaměstnancům poskytuje další záruka uvedená v § 314 odstavec 2 zák. práce: podává-li zaměstnavatel o zaměstnanci jiné informace než ty, které mohou být obsahem pracovního posudku, je povinen to učinit jen s jeho souhlasem.

Posudek o pracovní činnosti není co do šíře svého obsahu nijak limitován. Kromě práce zaměstnance, jeho kvalifikace a schopností mohou být hodnoceny jakékoliv další skutečnosti, jestliže mají vztah k výkonu práce. Pracovní posudek tedy může obsahovat i hodnocení celkového vztahu zaměstnance ke spolupracovníkům a k práci, jakož i hodnocení těch jeho osobních vlastností, které mají bezprostřední vztah k výkonu jeho práce, jako je svědomitost, iniciativnost, dodržování pracovní kázně, schopnost k řízení a organizování pracovního procesu, schopnost zapojit se do týmové práce s ostatními zaměstnanci apod. Pracovní posudek se současně musí omezit na konkrétní hodnocení činnosti zaměstnance u bývalého zaměstnavatele a nemůže vyjadřovat v obecné rovině jeho subjektivní hodnotící názor (doporučení) na vhodnost budoucího působení zaměstnance v určitém okruhu pracovních činností.

Hodnocení zaměstnance není ponecháno libovůli zaměstnavatele, ten má povinnost uvést v pracovním posudku hodnotící údaje a o zaměstnanci odpovídající skutečnosti, neboť jen tak lze dosáhnout smyslu a účelu pracovního posudku, jímž je podat dalšímu zaměstnavateli pravdivé informace o zaměstnanci.

Pokud zaměstnanec nebyl v důsledku nepravdivého posudku o pracovní činnosti přijat do (jiného) zaměstnání, odpovídá mu podle § 265 zák. práce za škodu tím způsobenou zaměstnavatel, který takový posudek vydal. Škoda, kterou je zaměstnavatel povinen v tomto případě zaměstnanci nahradit, může spočívat též v ušlém výdělku zaměstnance u jiného zaměstnavatele, který s ním v důsledku nepravdivého pracovního posudku odmítl uzavřít pracovní smlouvu.

 

Jak s osobním spisem?

Při skončení pracovního poměru nastávají otázky, jak má zaměstnavatel naložit s osobním spisem zaměstnance a s údaji, které jsou v něm obsaženy. Zákoník práce nestanoví, odkdy by měl zaměstnavatel vést osobní spis, stejně neuvádí, kdy by měl vedení spisu ukončit. Časové období vyplývá z účelu, k němuž je spis veden. Počátkem by měl být vznik pracovního poměru a vedení spisu by měl zaměstnavatel ukončit skončením pracovního poměru. Tuto zásadu nelze však uplatňovat ve všech případech. Osobní spis může zaměstnavatel vést i před vznikem pracovního poměru, kdy do něj zařadí např. obsah příslibu zaměstnání, mzdové ujednání apod., nebo po jeho skončení (např. údaj o výstupní lékařské prohlídce pro případné posouzení odpovědnosti zaměstnavatele za nemoc z povolání, Uschování některých dokladů v osobním spise i po skončení pracovního poměru zaměstnance je odůvodněno i předpokladem vzájemného uplatňování nároků účastníků pracovněprávního vztahu. Např. zaměstnanec bude po skončení pracovního poměru uplatňovat mzdové nároky za přesčasy, za práci v noci, na odměny apod. Kdyby zaměstnavatel neměl pro tyto případy uschovány v osobním spise zaměstnance příslušné doklady (např. mzdové výměry, doklady o kvalifikaci apod.), mohl by se dostat do důkazní nouze.

Některé typy písemností se ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, považují za účetní doklady (záznamy). Tento zákon má zvláštní úpravu úschovy účetních záznamů, a to od doby pěti do deseti let. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci., jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod.). Tuto dokumentaci musí zaměstnavatel uschovávat, např. i v osobním spise zaměstnance, i po uplynutí výše uvedených dob, jestliže její části (např. mzdové listy, mzdové výměry) budou sloužit k občanskému soudnímu nebo daňovému řízení, případně i jako listinné důkazy. Zaměstnavatel uschováním musí zajistit požadavky vyplývající z použití dokumentace pro uvedené účely a nemůže je likvidovat.

JUDr. Ladislav Jouza, advokát, odborník na pracovní právo
Foto: canva.com