Mediace za času koronaviru – výjimečná on-line forma nebo budoucí praxe?

V reakci na níže uvedený článek mi dovolte osobní názor k uplatnění on-line mediací. Vzhledem k tomu, že ČAK je součástí  tzv. ODR (on-line dispute resolution) platformy týkající se spotřebitelské mediace (konciliace) na úrovni EU ve vztahu advokát versus klient spotřebitel, jsem už nějakou zkušenost nasbírala.

  • V prvé řadě se jeví jako zásadní požadavek této metody relativně velmi vysoká technická vyspělost všech účastníků mediace. Advokáti ji i někteří mají, obvykle ti z velkých advokátních kanceláří, spotřebitelé však rozhodně nikoli. I kdyby ji měli, pak ji střední a starší generace obvykle neumí obsluhovat (skype, Zoom…), a její příslušníci už vůbec nemají nástroje k ověření podpisu či datové schránky. A kvůli jedné mediaci si ji ani nebudou pořizovat. A fyzických osob se mediace týká nejčastěji. Firmy nám do mediací vstupují obvykle pouze v obchodních věcech, ty bývají vybaveny, pravda, dobře (DS, skype, zoom, teams apod).
  • Další problém, a to pro mediátora zcela zásadní, je mlčenlivost a důvěrnost procesu, které musí mediátor zajistit a odpovídat za ně. Zejména u soudních mediací se občas setkáváme např. se snahou nahrávat projevy protistran na mobil, a to i přes výslovný zákaz. Přes obrazovku počítače nemáme šanci tyto snahy zachytit. A důvěru nahradit prohlášením? Strany prohlásí leckdy cokoli. Mediátor musí vnímat všemi smysly, nejen vizuálně.
  • A znovu je třeba zdůraznit, že mediátor odpovídá za důvěrnost procesu. Tedy tuto on-line metodu mohu nabídnout pouze stranám, kterým lze z vlastní zkušenosti důvěřovat, tedy je již buď znám, či u nich lze předpokládat, že tuto důvěru nezneužijí, tedy především u dobrovolných mediací. A i zde je třeba maximální obezřetnosti mediátora. V ČR však 90 % mediací tvoří “soudní mediace”…

Další věc, ani ze zkušeností mých zahraničních kolegů nevyplývá plnohodnotná úspěšnost on-line mediací. Všichni se shodují na tom, že nejde o srovnatelný proces s mediací „face to face“. Je pravdou, že tuto metodu praktikují zejména američtí mediátoři, jejich mediační styl se ale, jak víme, hodně liší od kontinentálního stylu, zejména aplikací velkého počtu oddělených jednání (někdy i výhradně jich).

Závěrem bych tedy shrnula, je nesporným faktem, že doba nás nutí být flexibilní a snažit se vyjít stranám maximálně vstříc. Ale za sebe bych aplikovala on-line mediace pouze jako zcela výjimečnou formu, právě s ohledem na rizika pro mediátora (viz výše), odosobnění procesu (vedoucí k omezené úspěšnosti), to vše, pokud techniku nebudu považovat za problém pro všechny strany mediace. Tu je třeba předem sladit na jednotnou úroveň všech stran sporu a předem se s ní dokonale seznámit. Dále ji aplikovat u dobrovolných mediací zejména obchodního typu.

Pevně věřím, že současná opatření spojená s koronavirem jsou pouze dočasná a že se nám všem vyplatí si počkat na osobní jednání. Soudy nám posílají i nadále případy s tím, že buď lhůtu nedávají žádnou či ji prodlužují až na 5 měsíců.

Za sebe bych tedy byla opatrná s ODR, abychom pak v dobré víře nečelili řadě stížností na proces, za který ze zákona mediátor odpovídá.

Shrnuto a podtrženo – dobrá myšlenka podporovaná zejména EU, užitečný článek, leckterá popisovaná technika je opravdu inspirující –  jen bych v praxi byla opatrná s jejím plošným nabízením klientům.

Pokud bychom měli být v karanténě dlouhé měsíce až roky, asi by nám nic jiného nezbylo než si ji osvojit, jen nevím, zdali by pak mediace touto formou přežila.


JUDr. Martina Doležalová Ph.D., advokát a zapsaný mediátor, vedoucí sekce ADR ČAK

 


Co nás v současnosti vede k metodě „online“

Nouzový stav nás přiměl dělat mnoho věcí jinak. Proč nezkusit trochu jinak i mediaci, případně první setkání s mediátorem? Ani zákon o mediaci, ani žádný jiný právní předpis, formu „online“ nevylučují, a současná situace k tomu přímo vybízí. V mnoha ohledech je online platforma flexibilní. Strany konfliktu i mediátor nemusí opustit svůj bezpečný prostor, jednání je možné zahájit prakticky kdykoliv a řada lidí se ve virtuálním světě cítí komfortněji, než při přímé konfrontaci. Svět online komunikace nabízí řadu aplikací, které jsou pro mediátora velmi užitečné. Jejich prostřednictvím můžete využívat veškeré nástroje, na něž jste zvyklí – separátní jednání, flipchart nebo společný zápis. Za všechny jmenujme populární Zoom, Skype nebo Appear.in.

Na co si dát pozor při realizaci mediace a prvního setkáním s mediátorem online

Před zahájením jednání online je třeba zajistit, aby i při tomto způsobu byly zachovány veškeré principy mediace, stejně tak jako zákonné požadavky na formu a obsah dokumentů, tj. odpovězme si na otázky: #Jak ošetřit mlčenlivost? #Jak zajistit soukromí? #Jak podepsat smlouvu o provedení mediace nebo mediační dohodu? #Jak podpořit hladký průběh jednání? Vše výše uvedené by Vám měl pomoci zajistit následující postup:

  1. Zkontrolujte techniku

Seznamte všechny účastníky s digitální platformou, kterou budete využívat, s dostatečným předstihem. Ideálně proveďte zkoušku spojení před samotným zahájením jednání. A přestože vše řádně funguje, raději mějte připravenou záložní variantu pro případ technických potíží.

  1. Seznamte se s funkcionalitou

Jako mediátor jste tvůrcem procesu. Zorientujte se ve funkcích, které vám daný program nabízí. Například Zoom vám umožní poslat účastníkům pozvánku i s bezpečnostním přístupovým heslem, sdílet vaši obrazovku a v reálném čase vytvářet společný zápis, nebo separátně konzultovat se stranou. Skype zase umožní zapojit účastníky bez přístupu k počítači a volat na jejich mobilní čísla nebo pevné linky.

  1. Zajistěte platnost listin souvisejících s mediací

I při online jednáních je nezbytné zajistit, aby smlouva o provedení mediace a mediační dohoda byly uzavřeny v zákonem požadované formě, tj. písemně. Je možné podepisovat tyto listiny buď uznaným elektronickým podpisem (zasíláte-li je mailem), prostřednictvím konverze dokumentu (jestliže korespondujete se stranami či jejich zástupci prostřednictvím datové schránky) nebo lze vytištěnou listinu prostě podepsat, scan dokumentu poslat postupně stranám a ty učiní totéž. Bez toho, že bude smlouva o provedení mediace některým z popsaných způsobů podepsána, nemůžete realizovat mediační jednání. Stejně tak nedojde k uzavření mediační dohody. To vše si vyžaduje určitou úroveň technického vybavení, zřízení datové schránky nebo zajištění uznaného elektronického podpisu. Uvedené se ale určitě vyplatí pořídit/zajistit, vše je využitelné nejen v současné výjimečné situaci. Stejným způsobem lze zasílat i potvrzení o realizaci prvního setkání, které samozřejmě podepisuje pouze mediátor.

  1. Ošetřete mlčenlivost a soukromí Rozsah mlčenlivosti je totožný jak pro první setkání s mediátorem, tak i pro mediaci samotnou.

Mnoho programů umožňuje funkci nahrávání a je proto dobré zvolit ten, ve kterém budete mít tuto funkci pod kontrolou. Například Zoom umožňuje nahrávat pouze svolavateli setkání, tj. mediátorovi, a ostatní strany pouze vidí, že je funkce nahrávání zapnuta. Rozhodnete-li se z jakéhokoliv důvodu této funkce využít, musíte o tom strany předem informovat a získat od nich souhlas.

Před zahájením jednání:

– ubezpečte strany o své mlčenlivosti,

– výslovně uveďte, že v prostoru, kde se nacházíte, jste přítomni pouze vy, pokud strany konfliktu a jejich zástupce neznáte z předchozích jednání, nechte si na kameru předložit doklady totožnosti,

– požádejte každou ze stran konfliktu o prohlášení, že je v místnosti, odkud se jednání účastní, také sama, či je s ní přítomen její zástupce a o koho se jmenovitě jedná,

– požádejte každou ze stran konfliktu o prohlášení, že si z jednání nepořizuje zvukový nebo zvukově-obrazový záznam,

– o výše uvedených prohlášeních a o tom, jak strany konfliktu a jejich zástupci doložili svou totožnost, nejlépe sepište záznam,

– pro větší navození důvěry můžete strany požádat i o krátké pootočení monitoru směrem do místnosti, aby každý z účastníků viděl, že v místnosti druhé strany není nikdo jiný přítomen.

  1. Mediujte kreativně

Průběh online prvního setkání s mediátorem nebo mediace samotné je v mnoha směrech obdobný s tím, kdy dochází k osobnímu kontaktu mezi všemi zúčastněnými. Přichází-li za vámi strana do vaší kanceláře, uvedete ji do místnosti a pravděpodobně jí nabídnete kávu. V online verzi můžete využít funkci waiting rooms, která vám umožní každého účastníka individuálně přizvat, krátce s ním zkontrolovat spojení, prostě co možná nejvíce s ním navázat „lidsky“ kontakt.

V úvodním slovu mediátora vysvětlete svou roli, principy mediace, představte účastníky navzájem, a vysvětlete jim, jak bude online mediace probíhat. Upozorněte je na specifické funkce, které budete jako mediátor pro úspěšné řízení procesu využívat. Patří mezi ně například funkce mute, prostřednictvím které lze ztlumit zvuk, dále breakout rooms, jež umožňuje vedení separátních rozhovorů s jednotlivými účastníky, nebo whiteboard, kde bude vytvářen společný zápis. Při online mediaci se všichni účastníci nevidí navzájem, a tak může být někdy obtížné rozpoznat, kdo s kým komunikuje. Proto je efektivní stanovit si určitá online mediační pravidla, například hlásit se o slovo tlačítkem, oslovovat osobu, k níž hovoříme, jménem, informovat ostatní v případě vyrušení (například vstup nepovolané osoby do místnosti, ze které vysíláme) nebo sdělit postup při výskytu technických obtíží. Online platforma vás v žádném případě neomezuje ve využití mediačních technik jako je zrcadlení, parafráze, přerámcování, škálování nebo použití metafor.

Pro společný zápis nebo brainstorming můžete využít reálný flipchart, který umístíte za sebou tak, aby ho snímala vaše kamera na počítači, nebo použijete jeho digitální obdobu. Stačí jen být kreativní. Ani za současného velmi neobvyklého stavu není třeba, aby se běžný život, a tedy i mediace (a první setkání s mediátorem), „zastavily“. Problémy stran konfliktu jsou totiž v izolaci ještě tíživější, než za běžného běhu věcí. Současná vysoká úroveň komunikačních prostředků však otvírá prostor pro to, aby se řešení problémů mohlo posouvat. Tak ji pojďme využít.

Mgr. Šárka Hájková (soudkyně Krajského soudu v Praze)
PhDr. Dana Potočková, MDR (ředitelka Conflict Management Interna)

 

Go to TOP