Zákoník práce rozlišuje postup doručování písemností zaměstnavatelem zaměstnanci, kterému se věnuje poměrně rozsáhle v ust. § 334 až § 336 a dále postup doručování písemností zaměstnancem zaměstnavateli, kterému je věnováno ust. § 337 zákoníku práce. Doručování zaměstnancem zaměstnavateli má určité odlišnosti od doručování opačného zaměstnavatelem zaměstnanci.

Doručování písemností zaměstnavateli

Pokud zaměstnanec doručuje písemnost zaměstnavateli, řídí se proces doručování pravidly uvedenými v ust. § 337 zákoníku práce. Zaměstnanec doručuje písemnost určenou zaměstnavateli zpravidla osobním předáním v místě sídla zaměstnavatele. Může ji však také doručit předáním na pracovišti nejbližšímu nadřízenému nebo odevzdat na jiném místě, kam se zpravidla zaměstnavateli písemnosti doručují (podatelna, sekretariát). Slovo „zpravidla“ znamená, že zaměstnanec může písemnost doručovat zaměstnavateli i jiným způsobem, tedy i rovnou přistoupit k doručování prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Doručení písemnosti určené zaměstnavateli je splněno, jakmile písemnost zaměstnavatel převzal.

Zaměstnanci (na rozdíl od zaměstnavatele) zákon neukládá ani způsob, ani pořadí způsobů, jimiž má zaměstnavateli doručovat. Zaměstnanec tak může doručovat zaměstnavateli osobně (tento způsob zákon zmiňuje), ale i jakýmkoli jiným způsobem (např. prostřednictvím držitele poštovní licence nebo jiného provozovatele poštovních služeb). Není ani nutné předání v místě sídla zaměstnavatele (které zákon příkladmo uvádí), ale je možné i předání v místě bydliště zaměstnavatele, který je fyzickou osobou, předání v místě provozovny zaměstnavatele, v níž zaměstnanec pracuje, osobním předáním vedoucím zaměstnancům zaměstnavatele, kteří jsou nadřízeni zaměstnanci, nebo předáním prostřednictvím pověřené osoby. Písemnost je řádně zaměstnavateli doručena také tehdy, převzal-li ji jeho zmocněnec nebo jiný zástupce.

Písemnost určená je doručena, jakmile se dostane do sféry zaměstnavatelovy dispozice. Písemnost se ocitne ve sféře dispozice zaměstnavatele tím, že zaměstnavatel získá možnost seznámit se s jejím obsahem. Oproti doručování písemností zaměstnavatelem nemusí zaměstnanec doručovat zaměstnavateli písemnost do vlastních rukou.

Ustanovení § 337 odst. 1 zákoníku práce dále ukládá zaměstnavateli povinnost písemně zaměstnanci potvrdit doručení písemnosti, pokud o to zaměstnanec požádá.

Doručování zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací

Pokud s tím zaměstnavatel souhlasí, může zaměstnanec doručit písemnost určenou zaměstnavateli také prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. Souhlasí-li zaměstnavatel s doručováním písemností prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, lze využít také této možnosti, pokud jsou obě smluvní strany držiteli uznávaného elektronického podpisu.

Písemnost určená zaměstnavateli doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je doručena dnem, kdy její převzetí potvrdí zaměstnavatel zaměstnanci datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem nebo zapečetěnou svou uznávanou elektronickou pečetí. Doručení písemnosti určené zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnavatele vrátila zaměstnanci jako nedoručitelná nebo jestliže zaměstnavatel do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnanci její přijetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem nebo zapečetěnou svou uznávanou elektronickou pečetí.

Z ust. § 337 odst. 2 zákoníku práce vyplývá, že zaměstnanec může písemnost určenou zaměstnavateli doručovat prostřednictvím sítě anebo služby elektronických komunikací za těchto podmínek:

– zaměstnavatel s tím souhlasí,

– zaměstnavatel oznámil (zaměstnanci) elektronickou adresu pro doručování,

– jak zaměstnanec, tak zaměstnavatel jsou držiteli uznávaného elektronického podpisu (zaměstnavatel případně uznávané elektronické pečetě).

Pro souhlas zaměstnavatele s doručováním prostřednictvím sítě anebo služby elektronických komunikací, ani pro oznámení elektronické adresy není zákonem stanovena písemná forma. Zaměstnavatel může oznámit svoji adresu elektronické pošty a udělit „obecný“ souhlas s doručováním na svoji elektronickou adresu (prostřednictvím datové schránky) vůči všem svým (současným i budoucím) zaměstnancům, aniž by tyto projevy vůle činil vůči konkrétním zaměstnancům.

I když jsou ale splněny podmínky veškeré výše uvedené podmínky, je doručení i tak ze zákona neúčinné v případě, že se zaslaná písemnost na elektronickou adresu zaměstnavatele vrátila zaměstnanci jako nedoručitelná, anebo v případě, že zaměstnavatel do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnanci její přijetí datovou zprávou podepsanou uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou pečetí. Pro doručení je nutné, aby zaměstnavatel v zákonem stanovené lhůtě doručení potvrdil. Doručení prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je neúčinné v těchto případech:

– zaměstnavatel vůbec nepotvrdí převzetí

– odeslané potvrzení není opatřeno uznávaným elektronickým podpisem nebo zapečetěno uznávanou elektronickou pečetí zaměstnavatele

– potvrzení je odesláno po uplynutí lhůty 3 dnů

– písemnost (datová zpráva) se vrátí jako nedoručitelná zpět zaměstnanci.

Odmítnutí převzetí písemnosti

Dle ust. § 337 odst. 3 zákoníku práce doručení písemnosti určené zaměstnavateli je splněno, jakmile ji zaměstnavatel převzal. Stejné účinky má situace, kdy zaměstnavatel získal objektivně možnost se s písemností seznámit. Doručení tak vyvolá účinky i přesto, že zaměstnavatel písemnost mu určenou fakticky nepřevzal (neseznámil se s jejím obsahem), ale tuto možnost měl.

Pokud zaměstnavatel odmítne písemnost převzít, neposkytne součinnost nebo jinak znemožní doručení písemnosti v místě sídla nebo v místě svého podnikání, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy k takové skutečnosti došlo. V tomto případě se jedná o fikci doručení. Písemnost se považuje za doručenou dnem, kdy k jedné z uvedených skutečností došlo (tj. zaměstnavatel výslovně odmítl písemnost převzít nebo neposkytl součinnost nebo jinak znemožnil doručení písemnosti v místě sídla nebo v místě svého podnikán). Uvedené ustanovení dává možnost řešení situace, kdy zaměstnanec není schopen doručit písemnost svému zaměstnavateli z důvodu, že se tento v místě zapsaném ve veřejném rejstříku fyzicky již nenachází. Obvykle se tak stává po ukončení déle trvajících překážek v práci (např. rodičovská dovolená), kdy zaměstnanec při návratu zpět do práce zjistí, že zaměstnavatel v místě svého sídla anebo v místě svého podnikání fakticky není. Pro zaměstnance nastává složitá situace, kdy nemůže vykonávat práci, ale nemůže ani pracovní poměr rozvázat vzhledem k problému s doručováním. Na tyto situace lze aplikovat ust. § 337 odst. 3 zákoníku práce – fikci doručení. Zaměstnanec by měl být připraven prokázat výše popsanou situaci znemožnění doručení písemnosti v místě sídla nebo v místě podnikání zaměstnavatele, a to například fotodokumentací, svědeckou výpovědí apod.

Doručování zaměstnavateli prostřednictvím provozovatele poštovních služeb

Doručování písemností zaměstnancem zaměstnavateli je analogické s doručováním od zaměstnavatele zaměstnanci. I zaměstnanec může samozřejmě využít služeb provozovatele poštovních služeb. Zaměstnanec nemá na rozdíl od zaměstnavatele povinnost doručovat do vlastních rukou zaměstnavatele.

Při doručování prostřednictvím provozovatele poštovních služeb může nastat situace, že písemnost zaměstnavateli není z určitého důvodu doručena (odmítne písemnost převzít, není k zastižení v sídle, nevyzvedne uloženou zásilku apod.). I pro tyto případy lze využít ust. § 337 odst. 3 zákoníku práce – fikci doručení. O písemnostech zaměstnance určených jeho zaměstnavateli platí, že je lze zaměstnavateli doručit jakýmkoliv způsobem, kterým se dostanou do sféry jeho dispozice, např. prostřednictvím držitele poštovní licence, pomocí fyzické osoby, která bude ochotna doručení provést, nebo osobním předáním statutárnímu orgánu zaměstnavatele, k tomu určenému zaměstnanci, případně každému vedoucímu zaměstnanci, který je nadřízen zaměstnanci, o jehož písemnost jde. Z uvedeného vyplývá, že písemnost bude považovaná za doručenou okamžikem, kdy zaměstnavatel získá objektivní možnost seznámit se s obsahem písemnosti.

Doručování prostřednictvím datové schránky

S účinností od 30. července 2020 bylo ustanovení § 337 zákoníku práce doplněno o odstavec 6 upravující doručování písemností určených zaměstnavateli do jeho datové schránky. Z ust. § 337 odst. 6 zákoníku práce vyplývá, že pokud s tím zaměstnavatel souhlasí, může zaměstnanec doručit písemnost určenou zaměstnavateli prostřednictvím datové schránky. S doručováním do datové schrány musí zaměstnavatel souhlasit. Souhlas nemusí být učiněn písemně.

Písemnost je doručena dnem jejího dodání do datové schránky, nikoli až přihlášením se zaměstnavatele do datové schránky poté, co je do ní písemnost doručena, jako je tomu u doručování ze strany zaměstnavatele do datové schránky zaměstnance. Tento způsob elektronického doručování je zjednodušen zejména tím, že zaměstnanec ani zaměstnavatel nemusejí být držiteli uznávaného elektronického podpisu. Zaměstnavatel současně nemusí převzetí písemnosti potvrdit datovou zprávou podepsanou jeho uznávaným elektronickým podpisem či jeho uznávanou elektronickou pečetí.

JUDr. Jana Strachoňová Drexlerová, advokátka se zaměřením na pracovní právo