Jak správně doručovat písemnosti zaměstnanci

Mezi předpoklady některého právního jednání v rámci pracovněprávního vztahu patří řádné doručení druhé straně pracovněprávního vztahu. Od okamžiku doručení se také odvíjí počítání dob a lhůt významných pro povinnosti, práva a nároky zaměstnavatele a zaměstnance a jejich uplatňování. Správnost doručení tudíž nelze podceňovat vzhledem k tomu, že může mít velmi významné dopady pro účastníky pracovněprávního vztahu. Zákoník práce obsahuje právní úpravu týkající se doručování písemností zaměstnavatelem zaměstnanci v ust. § 334 až § 336.

 

JUDr. Jana Strachoňová Drexlerová

Doručování písemností zaměstnanci

Písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování (mzdový výměr nebo platový výměr) a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce musí být dle ust. § 334 odst. 1 zákoníku práce doručeny zaměstnanci do vlastních rukou. Doručování do vlastních rukou zaměstnance by mělo probíhat tímto způsobem:

– na pracovišti,

– kdekoliv bude zastižen

– prostřednictvím provozovatele poštovních služeb

– prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací.

Pokud výpověď z pracovního poměru, okamžité zrušení pracovního poměru nebo zrušení pracovního poměru ve zkušební době nebyly řádně doručeny druhé straně pracovního poměru, vůbec nenastaly jejich právní účinky, pracovní poměr trvá i nadále, i když nebyla a ani nemohla být určena jejich neplatnost pravomocným soudním rozhodnutím. Nedostatek řádného doručení těchto pracovněprávních jednání druhé straně pracovního poměru může být posuzován kdykoliv v jiném soudním řízení (například v řízení o žalobě o určení, zda tu pracovní poměr je, či není, je-li na takovém určení naléhavý právní zájem) jako předběžná otázka.

 

Doručování do vlastních rukou zaměstnance

Doručování do vlastních rukou zaměstnance znamená, že písemnost musí být doručena výhradně osobě, které je určena, tj. zaměstnanci. Řádné doručení písemnosti zaměstnanci do vlastních rukou je u písemností týkajících se uvedených právních jednání předpokladem pro to, aby nastaly zaměstnavatelem zamýšlené účinky právního jednání. Nejvyšší soud ČR již několikrát judikoval, že pokud převzala zásilku obsahující takovou písemnost jiná osoba než zaměstnanec, nebyla tím splněna povinnost zaměstnavatele doručit písemnost. To platí i v situaci, kdy zásilka byla zaměstnanci dodatečně a prokazatelně touto osobou odevzdána. Není tudíž možné, aby například za zaměstnance převzala písemnost jeho manželka, i když následně prokazatelně předala písemnost zaměstnanci.

V souvislosti s nutností doručování některých písemností jen do vlastních rukou zaměstnance musí zaměstnavatel také důsledně dbát na správné předání písemnosti k doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb s tímto pokynem, aby bylo doručováno do vlastních rukou adresáta. Zaměstnavatel musí písemnost zaslat jako doporučenou zásilku do vlastních rukou. Neučiní-li tak a takovou zásilku převezme jiná osoba než zaměstnanec, není tím splněna povinnost zaměstnavatele doručit písemnost. Dokonce i v případě, že zaměstnanec, kterému nebyla doručována písemnost do vlastních rukou, tuto nepřevezme a tato se vrátí zaměstnavateli, nelze považovat písemnost za správně doručovanou dle ust. § 334 zákoníku práce.

 

Formy doručování

Zákoník práce rozlišuje a upravuje tři formy doručování písemností zaměstnanci, a to:

  • osobní doručení samotným zaměstnavatelem („z ruky do ruky“),
  • doručování prostřednictvím provozovatele poštovních služeb,
  • doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací.

Z právní úpravy obsažené v zákoníku práce vyplývá, že je preferováno osobní doručení samotným zaměstnavatelem na pracovišti. K osobnímu doručování může také dojít kdekoli bude zaměstnanec zastižen. Při tomto úkonu zaměstnavatel doručuje zaměstnanci buď přímo na pracovišti, nebo v jeho bytě, případně kdekoliv, kde bude k zastižení. Zaměstnavatel nemusí doručovat písemnost zaměstnanci osobně, ale může také k tomuto využít třetí osoby, a to například pověřeného zaměstnance zaměstnavatele nebo jinou zaměstnavatelem pověřenou (zmocněnou) fyzickou osobou. Pokud zaměstnavatel sám nebo prostřednictvím zmocněnce (tj. v obou případech ve vlastní režii) doručuje písemnost zaměstnanci, musí věnovat pozornost také tomu, aby doručení měl řádně dokladované a doručení zaměstnanci bylo prokazatelné. Nejčastěji je zaměstnavatelem požadováno potvrzení převzetí písemnosti přímo na doručované písemnosti zaměstnancem slovy „Zaměstnanec převzal osobně dne …….“ a podpisem zaměstnance. V případě, že ale zaměstnanec odmítne převzít a podepsat převzetí písemnosti, měl by zaměstnavatel být připraven i na tuto variantu a mít s sebou svědka, který by byl schopen potvrdit, že zaměstnanec odmítl převzít písemnost. Doporučit lze, aby o odmítnutí převzetí písemnosti by sepsán záznam, který svědek podepíše. Dle ust. 334 odst. 3 zákoníku práce se totiž považuje písemnost za doručenou také tehdy, jestliže zaměstnanec přijetí písemnosti odmítne. Zaměstnavateli pak v případném pracovněprávním sporu postačí, když toto odmítnutí převzetí prokáže.

Z judikatury ale také například vyplývá, že za odmítnutí převzetí písemnosti se nedá považovat nedostavení se na příslušný útvar zaměstnavatele, kde mu měla být písemnost vydána. Zaměstnavatel musí prokázat aktivní snahu o doručení písemnosti zaměstnanci a prokázat odmítnutí převzetí zásilky ze strany zaměstnance. Nestačí tedy jen vyzvat zaměstnance, aby se dostavil k zaměstnavateli k převzetí písemnosti a ze skutečnosti nedostavení se zaměstnance dovozovat, že zaměstnanec odmítl převzetí písemnosti a písemnost je považována za doručenou.

Zaměstnavatel není při doručování písemnosti zaměstnanci vázán pracovní dobou zaměstnance, jestliže doručuje např. v bydlišti zaměstnance. Pokud je zaměstnanec uznán dočasně práce neschopným, zaměstnavatel má, resp. měl by mít jistotu, že jej zastihne doma. V takovém případě lze zaměstnanci v jeho bydlišti doručit příslušnou písemnost. Zaměstnavatel není vázán stanovenou pracovní dobou a může písemnost doručit i mimo ni, tedy kupř. brzy ráno, večer, v dny nepřetržitého odpočinku v týdnu apod. Totéž platí i o dnech dovolené, pokud během ní zaměstnavatel zaměstnance zastihne. Postup doručování by ale neměl vykazovat znaky šikanózního jednání vůči zaměstnanci a zaměstnavatel by tak neměl doručovat například v noci.

 

Doručování písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací

Doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací upravuje ust. § 335 zákoníku práce. Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací lze zaměstnanci doručovat jen, jestliže zaměstnanec

– sdělil zaměstnavateli svoji elektronickou adresu a současně

– vyslovil písemný souhlas s tímto způsobem doručování.

Písemnost, která se doručuje prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem.

K doručení prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (datové zprávy) je třeba, aby zaměstnanec (jako adresát) potvrdil převzetí. Písemnost je doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli. Doručení písemnosti je neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnance vrátila zaměstnavateli jako nedoručitelná nebo jestliže zaměstnanec do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnavateli její přijetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem. Z tohoto vyplývá, že doručení písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je neúčinné, pokud zaměstnanec nepotvrdí vůbec převzetí nebo nebylo-li odeslané potvrzení opatřeno uznávaným elektronickým podpisem nebo bylo-li potvrzení odesláno po uplynutí lhůty 3 dnů. Pokud zaměstnanec nepotvrdí přijetí, nenastávají právní důsledky, ani když se fakticky se zprávou seznámil.

Přes veškerý pokrok v oblasti elektronické komunikace je tento způsob doručování v pracovněprávních vztazích spíše výjimečný. V praxi se tak jedná o velmi nepraktický způsob doručování, který není ze strany zaměstnavatelů příliš využíván, jelikož splnění všech podmínek pro úspěšné doručení je v praxi často nesplnitelné či obtížně realizovatelné.


Doručování prostřednictvím datové schránky

Zákoník práce obsahuje speciální právní úpravu pro doručování písemností zaměstnavatelem zaměstnanci prostřednictvím datové schránky v ust. § 335a. Prostřednictvím datové schránky může zaměstnavatel písemnost doručit jen tehdy, jestliže zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas. Zaměstnanec nemusí zaměstnavateli sdělit svůj identifikátor datové schránky, zaměstnavatel jej může jednoduše zjistit v seznamu držitelů datových schránek. Oproti doručování na elektronickou adresu došlo pro tento případ doručování k zjednodušení spočívajícím v tom, že písemnost nemusí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem a účinky doručení nejsou vázány na potvrzení převzetí písemnosti zaměstnancem.

Účinnost doručení prostřednictvím datové schránky nastává přihlášením se zaměstnance do datové schránky poté, co do ní byla písemnost dodána. Zákoník práce dále počítá se zákonnou fikcí doručení, a to v situaci, kdy se zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky. Posledním dnem této lhůty se písemnost považuje za doručenou.

I pro doručování datovou schránkou platí, že je možné k němu přistoupit až v případě, kdy není možné doručovat písemnost zaměstnanci osobně na pracovišti

 

Doručování písemností prostřednictvím provozovatele poštovních služeb

V praxi převažuje tento způsob doručování a je také často porušováno zákonné pravidlo posloupnosti doručování (nejprve osobní doručení na pracovišti) a zaměstnavatel rovnou přikročí k doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb (zpravidla prostřednictvím České pošty, s. p.), aniž by vyvinul jakoukoliv snahu písemnost doručit zaměstnanci osobním doručením na pracovišti.

Písemnost, kterou doručuje zaměstnavatel prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zasílá zaměstnavatel na poslední adresu zaměstnance, kterou mu zaměstnanec písemně sdělil. Je tedy na zaměstnanci samotném, aby aktivně písemně nahlašoval správné a aktuální údaje k doručování. Tímto je stanovena určitá míra odpovědnosti zaměstnance v oblasti písemného oznámení aktuální adresy, na kterou si zaměstnanec přeje, aby mu bylo zaměstnavatelem v rámci základního pracovněprávního vztahu doručováno.

 

Zásilka „do vlastních rukou“

Zákoník práce vyžaduje, aby poštou zasílané písemnosti zasílal zaměstnavatel jako doporučenou zásilku s doručenkou a poznámkou „do vlastních rukou“. Pokud by zásilku s písemností převzala jiná osoba než zaměstnanec, nebyla by tím splněna povinnost zaměstnavatele doručit předepsaným způsobem písemnost.

Problematikou se zabýval rovněž Ústavní soud ČR – IV.ÚS 2535/17. V posuzovaném případě bylo zasíláno zaměstnanci okamžité zrušení pracovního poměru “doporučenou” zásilkou s tzv. dodejkou (nikoliv určenou do vlastních rukou adresáta). Zásilka se následně zaměstnavateli vrátila zpět s poznámkou “nevyzvednuto”. Soudy dospěly k závěru, že okamžité zrušení pracovního poměru musí být doručováno do vlastních rukou zaměstnance podle ust. § 334 odst. 1 zákoníku práce, což se v posuzované věci nestalo a nenastaly tak právní účinky okamžitého zrušení pracovního poměru zaměstnance. Na základě ústavní stížnosti zaměstnavatele se případem zabýval rovněž Ústavní soud. Ústavní soud dospěl k závěru Ustanovení § 334 odst. 1 zákoníku práce stanoví požadavek, aby hmotněprávní úkony (jednání) se závažnými důsledky na pracovněprávní vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem byly doručovány do vlastních rukou. Tím má být zaručena právní jistota, že zaměstnanec bude mít reálnou možnost se s písemností seznámit; proto nelze akceptovat jiný způsob doručování – jde o zákonný požadavek, nikoli o přepjatý formalismus. Po stěžovatelce bylo důvodné a spravedlivé požadovat, aby se v souvislosti s tak závažným hmotněprávním jednáním, jakým je okamžité zrušení pracovního poměru, seznámila se zákonným textem a zvolila odpovídající službu doručujícího orgánu (způsob doručení). Ze zákona jasně vyplývá povinnost doručovat okamžité zrušení pracovního poměru do vlastních rukou zaměstnance. Pojem “do vlastních rukou” je tak notoricky známý, že stěžovatelka měla v duchu zásady “spravedlnost náleží pouze bdělým” postupovat podle zákona a pochybení při doručování jde tak k její tíži – v tom žádný přepjatý formalismus spatřovat nelze.

 

Uložení zásilky na poště

Doručení písemnosti zaměstnavatele doručované prostřednictvím provozovatele poštovních služeb musí být doloženo písemným záznamem o doručení (dodejkou neboli doručenkou). Toto opatřuje pro zaměstnavatele držitel poštovní licence. Povinnost zaměstnavatele doručit písemnost je splněna, jakmile zaměstnanec písemnost převezme. Nebyl-li zaměstnanec, kterému má být písemnost doručena prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zastižen, uloží se písemnost v provozovně provozovatele poštovních služeb nebo u obecního úřadu.

Zaměstnanec je vyzván pomocí oznámení o neúspěšném doručení písemnosti, aby si uloženou písemnost do 15 dnů vyzvedl, zároveň se mu sdělí, kde a kdy si může písemnost vyzvednout. V oznámení musí být zaměstnanec rovněž poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti nebo neposkytnutí součinnosti nezbytné k doručení písemnosti. Jestliže si zaměstnanec uloženou písemnost nevyzvedne do 15 dnů, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty a tato nedoručená písemnost se odesílajícímu zaměstnavateli vrátí. Za doručenou se písemnost tedy považuje 15. den úložní lhůty. V těchto případech je zaměstnavatelem často chybováno v určení dne, kdy je písemnost považována za doručenou. Doručenou není písemnost až dnem, kdy se vrátila zpět zaměstnavateli, ale již předtím 15. den úložní lhůty.

 

Odmítnutí převzetí zásilky

Jestliže zaměstnanec doručení písemnosti znemožní tím, že poštovní zásilku obsahující písemnost odmítne převzít nebo neposkytne součinnost nezbytnou k doručení písemnosti, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy ke znemožnění doručení písemnosti došlo. Zaměstnanec musí být doručovatelem poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti, o poučení musí být proveden písemný záznam, toto upozornění je ale na obálce předtištěno a zanechává se ve schránce (tento postup platí pouze pro doručovatele, zaměstnavatel není povinen na účinky odmítnutí převzetí písemnosti zaměstnance, jakkoliv upozorňovat). Typickým příkladem při maření převzetí zásilky je zaměstnanec, který odmítá převzít, nebo si vyzvednout písemnost, protože předpokládá, že je mu doručena výpověď z pracovního poměru. K právním účinkům doručení a doručovaného právního úkonu však dojde i v takovém případě.

Za zmaření doručení písemnosti nelze ale pokládat situaci, kdy byl zaměstnanec v době doručování písemnosti na dovolené, jejíž nástup mu zaměstnavatel určil (nebo na žádost zaměstnance schválil), a z tohoto důvodu nebylo možno převzít zásilku na adrese známé zaměstnavateli. Naopak vědomé odmítnutí převzetí zásilky s poukazem na momentální čerpání dovolené (nebo pracovní neschopnost) by neobstálo a písemnost by se považovala ve smyslu ust. § 336 odst. 4 věty třetí zákoníku práce za doručenou dnem (okamžikem), kdy zaměstnanec odmítl zásilku převzít.

 

JUDr. Jana Strachoňová Drexlerová, advokátka se zaměřením na pracovní právo

Go to TOP